El uso y la gestión de almacenes ha variado mucho en los últimos años. Los diferentes tipos de servicios que ofrecen las empresas, así como las estrategias de logística han hecho que la gestión de almacenes se haya vuelto mucho más compleja y estratégica.
El almacén es un punto clave para la cadena de suministro de todo sector, además de ser un factor fundamental para que todo proceso productivo este lo suficientemente optimizado para dar el rendimiento que se necesita.
El reto es ser lo más competitivo posible dentro de un mercado muy volátil y con una gran competencia. Por eso, integrar un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es una idea estratégica de gran valor que ofrece una ventaja competitiva capaz de mejorar el proceso de gestión de un almacén, ahorrando tiempo y dinero.
¿Quieres saber más sobre los sistemas de gestión de almacenes? Sigue leyendo te contamos todo lo que debes saber sobre los SGA.
Qué es un Sistema de Gestión de almacenes (SGA)
Un sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es un tipo de software que facilita el control, la coordinación y la optimización de los movimientos y operativas propias de un almacén.
En otras palabras, un SGA ayuda a optimizar todos los procesos de un almacén. Es una herramienta de suma importancia, pues no solo rastrea todos los materiales de un almacén, sino que también puede crear sistemas para agilizar la forma en que los trabajadores seleccionan productos y empaquetan pedidos.
Un software SGA es un recurso prioritario en la denominada digitalización o transformación digital de las empresas, ya que es una herramienta capaz de mejorar y optimizar todas las labores relacionadas con la gestión de almacenes utilizando las nuevas tecnologías.
Así pues, gracias a un software SGA es posible realizar actividades como la recepción y expedición de mercancías, preparación, empaquetado y etiquetado de pedidos, cross docking, gestión del stock, etc…
Con la garantía de la transparencia de los datos relacionados con el inventario, un SGA reduce los errores manuales y también se ocupa de la gestión del control de existencias.
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Para qué sirve. Funciones principales
Llegados a este punto ya puedes tener una idea más clara de para qué sirve un sistema de gestión de almacenes, pero vamos a detallar un poco más sobre sus funciones principales.
Un SGA permite a los usuarios tener un sistema centralizado donde las diferentes tareas del almacén se gestionan a través de una interfaz unificada, que a su vez garantiza la facilidad de uso y la eficiencia de las operaciones del almacén.
Un SGA es un software que se adapta a las empresas, por lo que es escalable, permitiendo que se puedan añadir funcionalidades según las necesidades de las compañías.
De un modo general, podemos enumerar las siguientes funciones básicas que ofrece un sistema SGA:
Seguimiento de mercancías
Una de las grandes funcionalidades que ofrece este tipo de sistemas es la capacidad de hacer un seguimiento de las entradas de existencias en el almacén.
Brinda un interfaz muy intuitiva para poder gestionar datos e información relacionada con disponibilidad, el procesamiento y las necesidades de reposición de existencias.
Dicha funcionalidad permite optimizar el espacio del almacén y tener una idea clara del verdadero stock que existe para los productos.
Entrada y salida de mercancías
Un SGA permite desarrollar toda la gestión de envío y recepción de mercancías de forma sencilla y eficaz.
Garantiza que se elija el producto correcto en función de las necesidades y características del almacenaje, por ejemplo, LIFO o FIFO, siendo visible la solución más factible y económica para la empresa.
Transparencia y visibilidad
Como ya hemos comentado, el seguimiento del inventario es una de las funciones cruciales de un sistema de gestión de almacenes.
Esto permite tener acceso fácil y directo de la información relacionada con el inventario y los pedidos, como detalles de lotes, fechas de vencimiento, números de serie, etc…
Mejora el servicio al cliente
El uso de un SGA garantiza que los productos correctos se entreguen a los clientes pertinentes en el momento oportuno.
Se convierte en un factor clave para garantizar la satisfacción de los clientes, así como un gran atractivo para la fidelización de éstos.
Capacidad de Informes y Análisis
El uso de un sistema SGA ofrece información sólida, precisa y procesable sobre las operaciones relacionadas con el inventario.
De este modo se facilita los análisis de los datos para determinados KPIs, muy importantes para la toma de decisiones y las estrategias de almacén.
Cómo funciona
Un SGA es un sistema automatizado y digitalizado con toda la información del almacén. Cada tarea y proceso que se lleva a cabo en dicho almacén será gestionado por el software.
Tanto los procesos de entrada como de salida, todo está diseñado para que quede todo reflejado en el sistema.
Los trabajadores accederán al software mediante estaciones de trabajo y todo estará conectado a los servidores del SGA. También los receptores de mercancía estarán conectados al sistema, generándose procesos totalmente automáticos.
Dependiendo del tipo de almacén y de las tareas y necesidades a realizar, se diseñará un sistema más simple o complejo.
Ventajas de usar un SGA
Vistas la funcionalidades que puede aportar un sistema SGA a un almacén, es fácil identificar las ventajas que puede ofrecer a las empresa.
- Se optimiza la gestión del inventario.
- Los procesos son mucho más eficientes y rápidos, minimizando los errores humanos.
- Automatizaciones de procesos que aumentan la productividad.
- Compatibilidad con otros ERP.
En definitiva, la correcta gestión de almacenes ayuda a las empresas a maximizar la rentabilidad, y para ello es necesario un SGA.
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