El uso y la gestión de almacenes ha variado mucho en los últimos años. Los diferentes tipos de servicios que ofrecen las empresas, así como las estrategias de logística han hecho que la gestión de almacenes se haya vuelto mucho más compleja y estratégica.
El almacén es un punto clave para la cadena de suministro de todo sector, además de ser un factor fundamental para que todo proceso productivo este lo suficientemente optimizado para dar el rendimiento que se necesita.
El reto es ser lo más competitivo posible dentro de un mercado muy volátil y con una gran competencia. Por eso, integrar un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es una idea estratégica de gran valor que ofrece una ventaja competitiva capaz de mejorar el proceso de gestión de un almacén, ahorrando tiempo y dinero.
¿Quieres saber más sobre los sistemas de gestión de almacenes? Sigue leyendo te contamos todo lo que debes saber sobre los SGA.
Qué es un Sistema de Gestión de almacenes (SGA)
Un sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es un tipo de software que facilita el control, la coordinación y la optimización de los movimientos y operativas propias de un almacén.
En otras palabras, un SGA ayuda a optimizar todos los procesos de un almacén. Es una herramienta de suma importancia, pues no solo rastrea todos los materiales de un almacén, sino que también puede crear sistemas para agilizar la forma en que los trabajadores seleccionan productos y empaquetan pedidos.
Un software SGA es un recurso prioritario en la denominada digitalización o transformación digital de las empresas, ya que es una herramienta capaz de mejorar y optimizar todas las labores relacionadas con la gestión de almacenes utilizando las nuevas tecnologías.
Así pues, gracias a un software SGA es posible realizar actividades como la recepción y expedición de mercancías, preparación, empaquetado y etiquetado de pedidos, cross docking, gestión del stock, etc…
Con la garantía de la transparencia de los datos relacionados con el inventario, un SGA reduce los errores manuales y también se ocupa de la gestión del control de existencias.
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Para qué sirve. Funciones principales
Llegados a este punto ya puedes tener una idea más clara de para qué sirve un sistema de gestión de almacenes, pero vamos a detallar un poco más sobre sus funciones principales.
Un SGA permite a los usuarios tener un sistema centralizado donde las diferentes tareas del almacén se gestionan a través de una interfaz unificada, que a su vez garantiza la facilidad de uso y la eficiencia de las operaciones del almacén.
Un SGA es un software que se adapta a las empresas, por lo que es escalable, permitiendo que se puedan añadir funcionalidades según las necesidades de las compañías.
De un modo general, podemos enumerar las siguientes funciones básicas que ofrece un sistema SGA:
Seguimiento de mercancías
Una de las grandes funcionalidades que ofrece este tipo de sistemas es la capacidad de hacer un seguimiento de las entradas de existencias en el almacén.
Brinda un interfaz muy intuitiva para poder gestionar datos e información relacionada con disponibilidad, el procesamiento y las necesidades de reposición de existencias.
Dicha funcionalidad permite optimizar el espacio del almacén y tener una idea clara del verdadero stock que existe para los productos.
Entrada y salida de mercancías
Un SGA permite desarrollar toda la gestión de envío y recepción de mercancías de forma sencilla y eficaz.
Garantiza que se elija el producto correcto en función de las necesidades y características del almacenaje, por ejemplo, LIFO o FIFO, siendo visible la solución más factible y económica para la empresa.
Transparencia y visibilidad
Como ya hemos comentado, el seguimiento del inventario es una de las funciones cruciales de un sistema de gestión de almacenes.
Esto permite tener acceso fácil y directo de la información relacionada con el inventario y los pedidos, como detalles de lotes, fechas de vencimiento, números de serie, etc…
Mejora el servicio al cliente
El uso de un SGA garantiza que los productos correctos se entreguen a los clientes pertinentes en el momento oportuno.
Se convierte en un factor clave para garantizar la satisfacción de los clientes, así como un gran atractivo para la fidelización de éstos.
Capacidad de Informes y Análisis
El uso de un sistema SGA ofrece información sólida, precisa y procesable sobre las operaciones relacionadas con el inventario.
De este modo se facilita los análisis de los datos para determinados KPIs, muy importantes para la toma de decisiones y las estrategias de almacén.
Cómo funciona
Un SGA es un sistema automatizado y digitalizado con toda la información del almacén. Cada tarea y proceso que se lleva a cabo en dicho almacén será gestionado por el software.
Tanto los procesos de entrada como de salida, todo está diseñado para que quede todo reflejado en el sistema.
Los trabajadores accederán al software mediante estaciones de trabajo y todo estará conectado a los servidores del SGA. También los receptores de mercancía estarán conectados al sistema, generándose procesos totalmente automáticos.
Dependiendo del tipo de almacén y de las tareas y necesidades a realizar, se diseñará un sistema más simple o complejo.
Ventajas de usar un SGA
Vistas la funcionalidades que puede aportar un sistema SGA a un almacén, es fácil identificar las ventajas que puede ofrecer a las empresa.
- Se optimiza la gestión del inventario.
- Los procesos son mucho más eficientes y rápidos, minimizando los errores humanos.
- Automatizaciones de procesos que aumentan la productividad.
- Compatibilidad con otros ERP.
En definitiva, la correcta gestión de almacenes ayuda a las empresas a maximizar la rentabilidad, y para ello es necesario un SGA.
Impacto del SGA en la Sostenibilidad
En la era actual, donde la sostenibilidad se ha convertido en un pilar fundamental para las empresas de todos los sectores, la implementación de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) emerge como una herramienta clave para promover prácticas de negocio ecológicas y responsables.
La integración de un SGA no solo optimiza las operaciones de almacén, sino que también tiene un impacto significativo en la reducción de la huella ambiental de la cadena de suministro.
Reducción de desperdicio
Un SGA eficiente permite a las empresas minimizar el desperdicio de recursos al optimizar el uso del espacio de almacén y mejorar la precisión en la gestión del inventario.
Al asegurar que solo se almacene la cantidad necesaria de productos y se reduzcan los excesos, se disminuye el riesgo de obsolescencia y desperdicio de materiales, contribuyendo a una operación más sostenible.
Eficiencia energética
La optimización de las rutas dentro del almacén y la automatización de procesos, facilitadas por un SGA, pueden llevar a una disminución significativa en el consumo de energía.
Al reducir la necesidad de iluminación y calefacción en áreas no utilizadas y al minimizar el movimiento de maquinaria y personal, se logra un entorno de almacenamiento más eficiente desde el punto de vista energético.
Reducción de la huella de Carbono
Al mejorar la eficiencia en la gestión del inventario y las operaciones de almacén, un SGA contribuye a la reducción de la huella de carbono de la empresa.
Esto se debe a la disminución en la frecuencia de los pedidos de reposición innecesarios y a la optimización de las entregas, lo que resulta en menos viajes de transporte y, por ende, en una menor emisión de gases de efecto invernadero.
Fomento de la economía circular
Un SGA puede facilitar la implementación de prácticas que promuevan la economía circular, como la gestión eficiente de devoluciones y la reutilización de productos.
Al permitir un seguimiento detallado de los artículos a lo largo de su ciclo de vida, las empresas pueden identificar oportunidades para reparar, reciclar o reutilizar productos, extendiendo su vida útil y reduciendo el impacto ambiental.
Transparencia y cumplimiento
La capacidad de un SGA para proporcionar visibilidad en tiempo real y reportes detallados sobre las operaciones de almacén facilita el cumplimiento de las regulaciones ambientales y sociales.
Esto no solo ayuda a las empresas a mantenerse alineadas con las normativas vigentes, sino que también fortalece su reputación como marcas comprometidas con la sostenibilidad.
En conclusión, la adopción de un Sistema de Gestión de Almacenes no solo es una decisión estratégica para mejorar la eficiencia y reducir costes, sino que también es un paso hacia la construcción de una cadena de suministro más verde y sostenible.
Al integrar prácticas de sostenibilidad en el núcleo de sus operaciones de almacén, las empresas no solo benefician al medio ambiente, sino que también se posicionan favorablemente ante consumidores y socios comerciales cada vez más conscientes de la sostenibilidad.
¿Puede un SGA integrarse con otros sistemas de software que ya estoy utilizando?
La integración de sistemas es un aspecto crítico en la era digital, especialmente para las empresas que buscan optimizar sus operaciones logísticas y de cadena de suministro.
Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) no opera en aislamiento; su capacidad para integrarse con otros sistemas de software es fundamental para maximizar la eficiencia y la efectividad de las operaciones empresariales.
Veamos cómo un SGA puede trabajar en conjunto con otras soluciones tecnológicas.
Integración con sistemas ERP
Una de las integraciones más comunes y valiosas para un SGA es con los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP).
Esta sinergia permite una comunicación fluida entre las operaciones de almacén y los procesos de negocio centrales, como la gestión financiera, la planificación de recursos, y la administración de relaciones con clientes.
Al compartir datos en tiempo real, las empresas pueden mejorar la precisión del inventario, optimizar la planificación de recursos y responder más rápidamente a las demandas del mercado.
Conexión con Sistemas de Gestión de Transporte (TMS)
La integración de un SGA con sistemas de gestión de transporte (TMS) es clave para una cadena de suministro cohesiva.
Esta combinación mejora la coordinación entre las operaciones de almacén y el transporte de mercancías, facilitando la planificación de cargas, la optimización de rutas y el seguimiento de envíos.
Como resultado, las empresas pueden reducir costes de transporte, mejorar los tiempos de entrega y aumentar la satisfacción del cliente.
Compatibilidad con plataformas de comercio electrónico
Para las empresas que operan en el ámbito del comercio electrónico, la integración del SGA con plataformas de e-commerce es esencial.
Esta integración asegura que la información del inventario esté sincronizada entre el almacén y la tienda en línea, lo que permite gestionar eficazmente las existencias y evitar la venta excesiva o la falta de stock.
Además, facilita el procesamiento rápido de pedidos, desde la recepción hasta la expedición, mejorando la experiencia de compra del cliente.
Sincronización con herramientas de análisis de datos
Integrar un SGA con herramientas de análisis de datos y business intelligence permite a las empresas transformar grandes volúmenes de datos operativos en insights accionables.
Esta integración puede ayudar a identificar tendencias en la demanda, optimizar la gestión del inventario, y prever necesidades futuras de almacenamiento y distribución, lo que conduce a una toma de decisiones más informada y estratégica.
Flexibilidad y personalización
Los sistemas de gestión de almacenes modernos están diseñados para ser flexibles y capaces de integrarse con una amplia gama de software a través de interfaces de programación de aplicaciones (APIs) y otros métodos de integración.
Esto permite a las empresas personalizar su ecosistema tecnológico según sus necesidades específicas, asegurando que todas las piezas del sistema trabajen juntas de manera armónica.
En resumen, la capacidad de un SGA para integrarse con otros sistemas de software es un componente esencial para lograr una operación logística sin fisuras.
Al elegir un SGA, es crucial considerar su compatibilidad y facilidades de integración con las soluciones tecnológicas existentes en la empresa, garantizando así una implementación exitosa y un retorno de inversión óptimo.
¿Cómo puede un SGA mejorar la precisión de mi inventario?
La precisión del inventario es fundamental para el éxito de las operaciones de almacén y la satisfacción del cliente.
Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) juega un papel crucial en mejorar esta precisión a través de varias funcionalidades avanzadas y tecnologías integradas.
Veamos cómo un SGA contribuye a una gestión de inventario más precisa y eficiente.
Automatización de la captura de datos
Un SGA reduce significativamente la dependencia de la entrada manual de datos, uno de los mayores contribuyentes a los errores de inventario. Mediante el uso de tecnologías como códigos de barras, RFID (Identificación por Radiofrecuencia) y sensores IoT (Internet de las Cosas), un SGA automatiza la captura y registro de datos en cada etapa del proceso de almacén, desde la recepción hasta el despacho de mercancías.
Esta automatización asegura que la información del inventario sea capturada de manera precisa y en tiempo real.
Visibilidad en tiempo real
La capacidad de un SGA para proporcionar visibilidad en tiempo real del inventario es esencial para mantener la precisión.
Los gestores de almacén pueden monitorear constantemente el estado y ubicación de cada artículo, lo que permite identificar rápidamente discrepancias y ajustar los niveles de stock de manera proactiva.
Esta visibilidad completa también facilita la planificación y ejecución de auditorías de inventario con mayor eficacia.
Mejora en la gestión de espacios
Un SGA optimiza la utilización del espacio de almacén mediante la asignación inteligente de ubicaciones para los productos, basada en su frecuencia de movimiento, dimensiones y condiciones de almacenamiento requeridas.
Esta gestión eficiente del espacio no solo mejora la precisión del inventario al reducir los errores en la localización de productos, sino que también acelera los procesos de picking y colocación.
Sincronización con la cadena de suministro
La integración de un SGA con otros sistemas de la cadena de suministro, como hemos mencionado anteriormente, asegura que la información del inventario esté sincronizada a lo largo de toda la cadena.
Esto minimiza las discrepancias entre el inventario físico y los registros contables, y reduce los riesgos de sobre stock o stockouts, contribuyendo a una gestión de inventario más precisa y eficaz.
Funcionalidades avanzadas de planificación y análisis
Los SGA modernos incluyen herramientas avanzadas de planificación y análisis que utilizan datos históricos y tendencias de demanda para prever las necesidades futuras de inventario.
Estas funcionalidades permiten a las empresas ajustar sus estrategias de compra y producción, mejorando la precisión del inventario al asegurar que los niveles de stock estén alineados con las expectativas de demanda real.
En conclusión, un SGA mejora la precisión del inventario a través de la automatización, la visibilidad en tiempo real, la gestión eficiente del espacio, la sincronización con la cadena de suministro y las capacidades avanzadas de análisis.
Implementar un SGA robusto y bien integrado es un paso esencial para cualquier empresa que busque optimizar sus operaciones de almacén, reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente mediante la gestión precisa del inventario.
¿Es necesario tener una operación de almacén de cierto tamaño para beneficiarse de un SGA?
La creencia común de que solo las grandes operaciones de almacén pueden beneficiarse de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es un mito que necesita ser desmentido.
La realidad es que empresas de todos los tamaños, desde pequeñas operaciones hasta grandes centros de distribución, pueden obtener ventajas significativas al implementar un SGA.
La clave está en seleccionar un sistema que se alinee con las necesidades específicas, el tamaño y la escala de la operación.
Beneficios para pequeñas operaciones
Para las pequeñas empresas, un SGA puede ser una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia y la precisión del inventario desde el principio.
Estos sistemas pueden escalar con el negocio, proporcionando una base sólida para el crecimiento futuro. Un SGA puede ayudar a las pequeñas operaciones a:
Automatizar procesos manuales, reduciendo el tiempo y los errores asociados con la gestión manual del inventario.
Mejorar la precisión del inventario, lo que es crucial para mantener la satisfacción del cliente y reducir los costos asociados con el exceso de inventario o la falta del mismo.
Optimizar el uso del espacio de almacén, algo especialmente importante cuando el espacio es limitado.
Escalabilidad para medianas y grandes empresas
Para las empresas más grandes, un SGA ofrece funcionalidades avanzadas que pueden manejar complejidades adicionales inherentes a operaciones de mayor escala, como la gestión de múltiples ubicaciones de almacén, la necesidad de integración con sistemas ERP o TMS, y la gestión de una gama más amplia de tipos de inventario y requisitos de cumplimiento.
Un SGA permite a estas empresas:
Centralizar la gestión del inventario en múltiples ubicaciones, proporcionando una visión unificada que facilita la toma de decisiones.
Implementar estrategias de picking avanzadas para mejorar la eficiencia de la mano de obra y reducir los tiempos de procesamiento de pedidos.
Utilizar análisis avanzados y generación de informes para optimizar la planificación del inventario y la estrategia de la cadena de suministro.
Flexibilidad y personalización
Los SGA modernos ofrecen una amplia gama de opciones de personalización y configuración, lo que significa que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cualquier tamaño de operación.
Además, muchos proveedores de SGA ofrecen modelos basados en la nube que reducen la barrera de entrada para las pequeñas empresas, proporcionando acceso a sistemas potentes con una inversión inicial más baja y una estructura de costes basada en el uso.
En conclusión, no es el tamaño de la operación de almacén lo que determina la utilidad de un SGA, sino cómo se utiliza el sistema para abordar desafíos específicos y mejorar la eficiencia.
Desde pequeñas empresas buscando establecer una base sólida para el crecimiento, hasta grandes corporaciones que necesitan optimizar operaciones complejas, un SGA puede proporcionar beneficios tangibles que justifican la inversión.
La clave está en elegir un sistema que no solo se ajuste a las necesidades actuales, sino que también pueda escalar y evolucionar junto con el negocio.
¿Cómo afecta un SGA a la experiencia del cliente final?
La implementación de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) tiene un impacto directo y significativo en la experiencia del cliente final, aunque a primera vista pueda parecer que estos sistemas operan detrás del escenario y lejos de la interacción directa con el cliente.
Un SGA eficiente y bien integrado mejora varios aspectos de la cadena de suministro y operaciones de almacén que, en última instancia, conducen a una mayor satisfacción del cliente. Veamos cómo:
Precisión en los pedidos
Uno de los beneficios más directos de un SGA es la mejora en la precisión de los pedidos. Al asegurar que los productos correctos sean recogidos, empaquetados y enviados, se reduce significativamente la probabilidad de errores en los pedidos.
Esto significa que los clientes reciben exactamente lo que ordenaron, en la cantidad correcta, lo cual es fundamental para su satisfacción y para minimizar las devoluciones costosas y logísticamente complejas.
Tiempos de entrega más rápidos
Un SGA optimiza las operaciones de almacén mediante la automatización de procesos y la mejora de la eficiencia en la gestión del inventario y el picking de pedidos.
Esto se traduce en tiempos de procesamiento más rápidos desde que se realiza un pedido hasta que se envía, lo que permite ofrecer tiempos de entrega más cortos a los clientes.
En un mercado donde la rapidez en la entrega puede ser un diferenciador clave, esta mejora puede tener un impacto positivo significativo en la percepción del cliente sobre la marca.
Disponibilidad de producto
Al mejorar la precisión del inventario, un SGA también asegura que la información sobre la disponibilidad de productos sea precisa y confiable.
Esto significa que los clientes pueden confiar en la información proporcionada en el sitio web o catálogo de la empresa sobre si un artículo está disponible o no.
Mantener esta promesa de disponibilidad es crucial para evitar frustraciones y garantizar una experiencia de compra positiva.
Transparencia y comunicación
Muchos sistemas de gestión de almacenes modernos ofrecen capacidades de seguimiento que pueden compartirse con los clientes, proporcionando visibilidad sobre el estado de sus pedidos en tiempo real.
Esta transparencia no solo mejora la confianza del cliente, sino que también reduce la carga sobre el servicio al cliente al disminuir la necesidad de consultas sobre el estado de los pedidos.
Personalización y servicios de valor añadido
Con un SGA, las empresas pueden ofrecer servicios de valor añadido más fácilmente, como opciones de embalaje personalizado, kits y promociones especiales. Estas opciones permiten una experiencia de compra más personalizada, aumentando la satisfacción del cliente y fomentando la lealtad a la marca.
En resumen, un SGA no solo mejora la eficiencia y la productividad de las operaciones de almacén, sino que también juega un papel crucial en la mejora de la experiencia del cliente final.
Al garantizar la precisión de los pedidos, acelerar los tiempos de entrega, asegurar la disponibilidad de productos, ofrecer transparencia y permitir personalizaciones, un SGA puede ayudar a las empresas a superar las expectativas de sus clientes y construir relaciones duraderas basadas en la confianza y la satisfacción.
¿Qué tipo de análisis y reportes puede generar un SGA?
Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) es una herramienta poderosa no solo para la operación diaria de un almacén sino también para la toma de decisiones estratégicas.
A través de la recopilación y análisis de datos, un SGA puede generar una amplia gama de análisis y reportes que proporcionan insights valiosos sobre la eficiencia de las operaciones, el rendimiento del inventario, y las oportunidades de mejora.
Estos análisis y reportes pueden abarcar:
Análisis de eficiencia operativa
Rendimiento de Picking y Packing: Informes sobre la velocidad y precisión de los procesos de picking y packing, identificando áreas de retraso o errores frecuentes.
Utilización del espacio de almacén: Evaluación de cómo se está utilizando el espacio disponible en el almacén, lo que puede revelar oportunidades para optimizar el almacenamiento y reducir costos.
Análisis de flujo de trabajo: Identificación de cuellos de botella en las operaciones de almacén y sugerencias para mejorar el flujo de trabajo y la productividad.
Gestión de inventario
Rotación de inventario: Informes que muestran la frecuencia con la que se vende y reemplaza el inventario, lo que ayuda a optimizar los niveles de stock.
Precisión del inventario: Análisis de las discrepancias entre el inventario físico y los registros del sistema, lo que puede indicar problemas en los procesos de recepción, almacenamiento o despacho.
Valoración del inventario: Reportes sobre el valor actual del inventario, que es crucial para la planificación financiera y la gestión de recursos.
Cumplimiento de pedidos
Tasas de cumplimiento de pedidos: Información sobre la eficacia con la que se están cumpliendo los pedidos, incluyendo tiempos de procesamiento y tasas de error.
Devoluciones y reclamaciones: Análisis de las devoluciones de productos y reclamaciones de los clientes, proporcionando insights sobre posibles problemas de calidad o errores en el envío.
Tendencias y predicciones
Análisis de tendencias de venta: Uso de datos históricos para identificar tendencias de venta de productos, lo que puede informar decisiones de compra y estrategias de promoción.
Predicciones de demanda: Modelos predictivos que utilizan datos históricos y tendencias del mercado para prever la demanda futura, ayudando a planificar adecuadamente los niveles de inventario.
Reportes personalizados
Un SGA permite a las empresas definir y monitorear KPIs específicos que son críticos para sus operaciones particulares, asegurando que los informes generados sean relevantes y valiosos para la toma de decisiones.
Across Logistics, líder internacional en servicios de almacenamiento.
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